ПОЛОЖЕННЯ про Центр надання соціальних послуг «Прозорий офіс»

Затверджено рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради від 18.01.2017 № 6 «Про створення Центрів надання соціальних послуг «Прозорий офіс» в редакції рішення виконавчого комітету Харківської міської ради від 19.08.2020 № 472.

Положення про Центр надання соціальних послуг «Прозорий офіс» встановлює основні засади організації діяльності, визначає структуру та компетенцію Центру надання соціальних послуг «Прозорий офіс» (даті – Центр).

У цьому Положенні терміни вживаються в такому значенні: міжвідомча інформаційна взаємодія -взаємодія, що здійснюється з метою надання послуг суб’єктам звернення з питань обміну документами та інформацією, у тому числі в електронному вигляді, між Центром та іншими державними органами й органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями;

міжвідомчий запит – документ на паперовому носії або у формі електронного документа щодо надання документів та інформації, які необхідні для надання послуги, що направлено Центром до державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій на підставі заяви суб’єкта звернення;

послуги у сфері соціальної політики – діяльність щодо реалізації повноважень управлінь соціального захисту населення, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, територіального органу Пенсійного фонду України, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області, яка здійснюється за заявами суб’єктів звернень у межах, визначених чинним законодавством у сфері соціальної політики;

суб’єкт звернення – фізична або юридична особа чи їх уповноважені представники, які потребують надання послуг у сфері соціальної політики та звернулися до Центру з відповідною заявою;

суб’єкт надання послуг – управління соціального захисту населення, Департамент служб у справах дітей Харківської міської ради, Департамент у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, територіальний орган Пенсійного фонду України, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області;

управління соціального захисту населення – виконавчий орган Харківської міської ради, який забезпечує реалізацію державної політики у сфері соціально-трудових відносин, охорони і належних умов праці, соціального захисту й обслуговування осіб з інвалідністю, ветеранів війни та праці, учасників антитерористичної операції, громадян похилого віку і малозабезпечених сімей, внутрішньо переміщених осіб, сімей із дітьми та інших категорій громадян, які проживають на території відповідного адміністративного району міста Харкова і потребують соціальної підтримки з боку держави;

управління Фонду – територіальний орган Пенсійного фонду України, який здійснює реалізацію державної політики з питань пенсійного забезпечення;

Центр – постійно діючий робочий орган Харківської міської ради, у якому надаються послуги у сфері соціальної політики відповідними управліннями соціального захисту населення, Департаментом служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаментом у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, територіальним органом Пенсійного фонду України, Управлінням виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області.

1. Центр створюється з метою запровадження ефективної системи надання послуг у сфері соціальної політики в місті Харкові та не є юридичною особою.

При взаємодії з іншими державними органами та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями з метою надання послуги Центр діє в інтересах суб’єктів звернень.

2. Центр у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органів виконавчої влади, рішеннями Харківської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами Департаменту соціальної політики Харківської міської ради, відповідної адміністрації району Харківської міської ради, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області, положеннями відповідних управлінь соціального захисту населення, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, управління Фонду, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області, цим Положенням та іншими нормативно-правовими актами.

3. Надання послуг здійснюється працівниками управління соціального захисту населення адміністрації відповідного району Харківської міської ради, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради і працівниками управління Фонду, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області в межах компетенції згідно з чинним законодавством.

4. Здійснення організаційного та матеріально-технічного забезпечення діяльності Центру покладається на управління соціального захисту населення адміністрації відповідного району Харківської міської ради.

Управління здійснює організаційне, матеріально-технічне забезпечення та технічне обслуговування техніки загального користування Центру (електронної черги, інформаційних терміналів, послуг інтернету тощо).

Центр обладнується копіювальною технікою та кулерами з водою.

5. Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності Центру здійснюється за рахунок коштів бюджету міста Харкова та інших джерел, не заборонених законодавством.

6. Основними завданнями Центру є:

-організація надання послуг у сфері соціальної політики на якісно вищому рівні у встановлені законодавством строки;

-спрощення процедури отримання послуг у сфері соціальної політики та поліпшення якості їх надання;

-впровадження автоматизованого документообігу;

-забезпечення інформування суб’єктів звернень про вимоги та порядок надання послуг у сфері соціальної політики.

7. Центр зобов’язаний:

-надавати послуги відповідно до Регламенту роботи Центру, інших нормативно-правових актів;

-надавати повну, актуальну та достовірну інформацію щодо порядку отримання послуг;

-надавати до інших державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій відомості, необхідні для надання послуг суб’єктам звернень, у тому числі з використанням інформаційно-технологічної та комунікаційної інфраструктури;

-отримувати від інших державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій документи й інформацію, необхідні для надання послуг суб’єктам звернень, відповідно до затвердженого переліку послуг, які надаються у Центрі;

-забезпечувати отримання суб’єктом звернення послуги своєчасно та згідно з переліком послуг, які надаються в Центрі;

-забезпечувати захист інформації, доступ до якої обмежено відповідно до чинного законодавства України, а також дотримуватися режиму обробки, використання та збереження персональних даних при наданні послуги;

-забезпечувати своєчасну міжвідомчу інформаційну взаємодію;

-дотримуватися вимог положень Угоди про співробітництво між Харківською міською радою та Головним управлінням Пенсійного фонду України і Угоди про співробітництво між Харківською міською радою та Управлінням виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області щодо організації надання послуг у сфері соціальної політики через Центр надання соціальних послуг «Прозорий офіс»;

-виконувати інші обов’язки відповідно до цього Положення, Регламенту роботи Центру та інших нормативно-правових актів, які регулюють відносини, що виникають у зв’язку з наданням послуг.

8. У Центрі забезпечується надання послуг у сфері соціальної політики. Перелік послуг, які надаються в Центрі, затверджується рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради.

Інформаційні картки надання послуг затверджуються відповідно начальником управління соціального захисту населення адміністрації відповідного району Харківської міської ради, директором Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, директором Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, начальником управління Фонду, начальником Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області і погоджуються директором Департаменту соціальної політики Харківської міської ради, управлінням Фонду – начальником Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області.

У приміщеннях, де розміщується Центр, можуть надаватися супутні послуги суб’єктами господарювання, підбір яких здійснюється на конкурсній основі за критеріями забезпечення мінімізації матеріальних витрат та витрат часу суб’єкта звернення.

У приміщеннях Центру розташовується дитяча кімната для перебування малолітніх дітей, батьки яких звернулися за отриманням послуги. У дитячій кімнаті діти перебувають під наглядом працівників, які мають належну освіту та досвід.

9. Основні вимоги до організації прийому відвідувачів у Центрі, порядок його діяльності, зокрема порядок дій учасників Центру в ході надання послуг, визначаються Регламентом роботи Центру, який затверджується рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради.

10. У роботі Центру беруть участь:

-управління соціального захисту населення адміністрації відповідного району Харківської міської ради;

-Департамент служб у справах дітей Харківської міської ради;

-Департамент у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради;

-управління Фонду;

-Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області.

11. Працівники управління Фонду та Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області перебувають у приміщеннях Центру на підставі договорів, укладених між управлінням соціального захисту населення адміністрації відповідного району Харківської міської ради і управлінням Фонду та Управлінням виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області відповідно.

12. Працівники управління соціального захисту населення, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, управління Фонду, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області зобов’язані дотримуватися Регламенту роботи Центру, графіка роботи Центру та підпорядковуватися керівнику Центру під час роботи в Центрі.

13. Координація діяльності Центру здійснюється Департаментом соціальної політики Харківської міської ради.

14. Центр під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє із центральними та місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями.

За згодою отримувача послуг, з метою надання послуг соціального характеру інформація може надаватися в електронному вигляді третім особам, безпосередньо задіяним у забезпеченні обміну документами та інформацією.

15. Керівництво Центром покладається на начальника управління соціального захисту населення адміністрації відповідного району Харківської міської ради (далі – керівник Центру).

Керівник Центру відповідно до завдань, покладених на Центр:

-здійснює керівництво роботою Центру, несе персональну відповідальність за організацію діяльності Центру;

-організовує діяльність Центру, вживає заходи щодо підвищення ефективності роботи Центру;

-координує діяльність працівників управління соціального захисту населення, управління Фонду, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах -сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області, контролює своєчасність виконання ними обов’язків;

-сприяє створенню належних умов праці в Центрі, вносить пропозиції щодо матеріально-технічного забезпечення Центру та підвищення ефективності його діяльності до уповноважених органів;

-розглядає скарги щодо неналежної діяльності чи бездіяльності працівників управління соціального захисту населення;

-передає скарги щодо неналежної діяльності чи бездіяльності працівників управління Фонду, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області для розгляду їх керівництву;

-виконує інші повноваження відповідно до чинного законодавства та Положення про Центр.

16. Суб’єкт звернення для отримання послуги в Центрі звертається до працівників управління соціального захисту населення, працівників управління Фонду, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області, які надають послуги.

17. Основними завданнями працівників управління соціального захисту населення та працівників управління Фонду, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області є:

-надання послуг у випадках, передбачених законодавством;

-надання суб’єктам звернень вичерпної інформації та консультацій щодо вимог та порядку надання послуг у сфері соціальної політики;

-надсилання запитів на інформацію, необхідну для надання послуг;

-надання інформації про можливість отримання послуг;

-прийняття рішення про відмову в наданні послуги з обгрунтуванням підстав відмови.

18. Працівники управління соціального захисту населення, працівники управління Фонду, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області мають право:

-одержувати в установленому порядку від інших державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Центр завдань;

-користуватися в установленому порядку інформаційними базами структурних підрозділів Харківської міської ради, Пенсійного фонду України та інших органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікації, мережами спеціального зв’язку, іншими технічними та електронними засобами;

-використовувати інформацію, отриману від інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, необхідну для прийняття рішення щодо надання послуги або відмови в наданні послуги;

-інформувати керівника Центру про порушення строку розгляду заяв суб’єктів звернень про надання послуги, вимагати вжиття заходів щодо усунення виявлених порушень;

-порушувати перед керівником Центру клопотання про вжиття відповідних заходів із метою забезпечення ефективної роботи Центру.

19. Працівники управління соціального захисту населення, працівники управління Фонду, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області не мають права вимагати від суб’єкта звернення надання документів та інформації або здійснення дій, надання чи здійснення яких не передбачено нормативно-правовими актами, які регулюють відносини, що виникають у зв’язку з наданням послуг суб’єкту звернення.

Суб’єкт звернення має право надати документи та інформацію, необхідні для вирішення питання щодо надання послуги, за власною ініціативою.

20. Якщо для надання послуги необхідна обробка персональних даних особи, яка не є заявником, що відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» може здійснюватися лише за згодою зазначеної особи, суб’єкт звернення додатково надає документи, що підтверджують отримання згоди зазначеної особи або її законного представника на обробку її персональних даних.

21. Працівники управління соціального захисту населення, працівники управління Фонду, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області зобов’язані дотримуватися конфіденційності при наданні послуг.

22. Обмін інформацією з Реєстром територіальної громади міста Харкова здійснюється за наявності письмової згоди суб’єкта звернення з метою надання йому відповідної послуги соціального характеру. Надання документів та інформації, які необхідні для надання послуги, здійснюється з використанням системи міжвідомчої взаємодії за міжвідомчим запитом, у тому числі в електронному вигляді.

23. Міжвідомчий запит про надання документів та (або) інформації, необхідних для надання послуги суб’єкту звернення, у разі якщо необхідні документи не було надано суб’єктом звернення, з використанням міжвідомчої інформаційної взаємодії повинен містити такі відомості:

найменування органу, який направляє запит;

найменування органу або підприємства, установи, організації, на адресу якої направляється міжвідомчий запит;

найменування послуги, для надання якої необхідний запитуваний документ та (або) інформація, із посиланням на реєстраційний номер послуги в переліку послуг, які надаються в Центрі;

посилання на положення нормативно-правового акта, яким встановлено надання документа та (або) інформації, необхідних для надання послуги суб’єкту звернення, із зазначенням реквізитів нормативно-правового акта;

контактну інформацію для направлення відповіді на міжвідомчий запит;

дату направлення міжвідомчого запиту;

іншу інформацію в разі потреби.

24. Направлення міжвідомчого запиту і надання документів та інформації здійснюються лише з метою надання послуги суб’єкту звернення.

25. Працівники управління соціального захисту населення, працівники управління Фонду, Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради, Департаменту у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради, Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Харківській області несуть відповідальність, встановлену чинним законодавством України:

за своєчасність та повноту надання послуги;

за дотримання прав суб’єктів звернень та інших пов’язаних із ними осіб при наданні послуги щодо дотримання вимог законодавства, яке регламентує захист персональних даних та іншої конфіденційної інформації;

за своєчасність, повноту та обґрунтованість міжвідомчих запитів;

за своєчасність передачі документів між фронт-офісом та бек-офісом Центру та видачу суб’єкту звернення документів;

за неналежне виконання або невиконання вимог чинного законодавства України при наданні послуг суб’єктам звернень.

26. Прийом відвідувачів здійснюється згідно з графіком, затвердженим керівником Центру.

27. Припинення діяльності Центру здійснюється у встановленому порядку відповідно до вимог чинного законодавства України.

28. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.